這10項(xiàng)內(nèi)容，不應(yīng)寫(xiě)進(jìn)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告

一、“管理層應(yīng)該考慮……”內(nèi)部審計(jì)報(bào)告應(yīng)該為采取具體行動(dòng)而提出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼慕ㄗh。

當(dāng)我們的建議僅僅是“考慮”某個(gè)問(wèn)題時(shí)，會(huì)削弱對(duì)問(wèn)題采取行動(dòng)的緊迫感。沒(méi)有任何內(nèi)部審計(jì)人員會(huì)希望管理層對(duì)建議的反饋就是簡(jiǎn)單的“好，我們會(huì)考慮的。”

二、模棱兩可的語(yǔ)句。

我們有時(shí)會(huì)不自覺(jué)地使用像“似乎是”、“我們的印象是”或者“看起來(lái)好像是”等短語(yǔ)來(lái)降低我們做出論斷的潛在風(fēng)險(xiǎn)。但如果你太執(zhí)著于規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn)，那就會(huì)出現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)，報(bào)告的讀者就會(huì)得出這樣的結(jié)論，你提交的報(bào)告沒(méi)有確鑿的證據(jù)予以支持。他們需要了解是否能夠信賴(lài)你的各種審計(jì)發(fā)現(xiàn)及建議，模棱兩可的詞句聽(tīng)起來(lái)可能更像是來(lái)自直覺(jué)。如果你們的報(bào)告中有這些模棱兩可的詞句，復(fù)核人員將報(bào)告退回并要求你提供更多信息，也就不足以為奇了。

三、強(qiáng)調(diào)程度的詞。

由于“明確地”“特別是”或“非常”這類(lèi)的詞主要表達(dá)強(qiáng)調(diào)的意思，看上去不再模棱兩可。但是這些強(qiáng)調(diào)并不確切，以致于他們會(huì)導(dǎo)致另一類(lèi)型的模糊。強(qiáng)調(diào)語(yǔ)句會(huì)產(chǎn)生這樣的問(wèn)題，比如“重大的”，是和誰(shuí)進(jìn)行比較？“明確地”，又是依據(jù)哪些標(biāo)準(zhǔn)？如果你在審計(jì)報(bào)告中大量使用強(qiáng)調(diào)程度的詞，那么，同一份報(bào)告的不同讀者就可能對(duì)你所表達(dá)的內(nèi)容形成非常不同的印象。如果用數(shù)字23%或三百萬(wàn)就能夠說(shuō)明一件事情，使用“非常大”又究竟意味著什么呢？

四、絕對(duì)化。

避免模糊不清是好的，但使用像“所有”“沒(méi)有”“從來(lái)不”和“總是”等詞也是一種風(fēng)險(xiǎn)。“你總是”和“你從來(lái)不”對(duì)于客戶(hù)來(lái)說(shuō)都是容易引起爭(zhēng)議的提法，這會(huì)促使他們尋找例外來(lái)駁斥你，而不是檢查真正存在的問(wèn)題。你可以說(shuō)一共測(cè)試了10 筆交易，并發(fā)現(xiàn)這10 筆交易都沒(méi)有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，這樣會(huì)比較合適。但如果說(shuō)所有交易都沒(méi)有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，就顯得過(guò)于武斷。

五、指責(zé)。

內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的目的是帶來(lái)積極的改變，而不是確定責(zé)任。當(dāng)我們的報(bào)告讓人覺(jué)得我們站在中立而不是對(duì)抗性的立場(chǎng)上時(shí)，客戶(hù)就更有可能與我們達(dá)成共識(shí)。我們的目標(biāo)就是提出問(wèn)題根源，而不是要公布當(dāng)事人的名字。審計(jì)報(bào)告確實(shí)需要落實(shí)根據(jù)建議進(jìn)行整改的責(zé)任人，但如果說(shuō)“這都是弗雷德的錯(cuò)”，結(jié)果就會(huì)很糟。

六、失敗。

報(bào)告中如過(guò)度使用“管理層未能實(shí)施適當(dāng)?shù)目刂拼胧边@樣的陳述，就一定會(huì)惹惱那些能夠提供解決方案的人。我們應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)單地說(shuō)明問(wèn)題，不要使用像“缺乏”或“不能”等詞來(lái)進(jìn)行指責(zé)，這樣才更有可能產(chǎn)生所需要的整改行動(dòng)，同時(shí)要有助于維護(hù)與管理層之間的關(guān)系，為下次我們能夠再在該領(lǐng)域繼續(xù)開(kāi)展審計(jì)工作打下基礎(chǔ)。

七、“被審計(jì)對(duì)象”。

幾年前，接受審計(jì)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人通常被稱(chēng)為“被審計(jì)對(duì)象”。但那是過(guò)時(shí)的說(shuō)法?，F(xiàn)在許多專(zhuān)家都認(rèn)為這個(gè)詞匯帶有負(fù)面的含義，同時(shí)還暗示了接受審計(jì)的機(jī)構(gòu)被迫接受了審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)已經(jīng)成為一種合作的工作過(guò)程，像“審計(jì)客戶(hù)”和“審計(jì)顧客”等詞匯就能夠表達(dá)我們正在和管理層一起工作，而不是指導(dǎo)他們工作。

八、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)。

每個(gè)專(zhuān)業(yè)都需要特定數(shù)量的專(zhuān)業(yè)語(yǔ)言，但是我們?cè)趦?nèi)部審計(jì)報(bào)告中用的技術(shù)術(shù)語(yǔ)越少，我們的信息就會(huì)更清晰。如果你的審計(jì)報(bào)告中一頁(yè)多的篇幅都是用“交易控制”、“分層抽樣法”或“非同步傳輸模式”等術(shù)語(yǔ)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)一些讀者在閱讀報(bào)告時(shí)半途而廢。

九、委婉的自夸。

我們都傾向于在審計(jì)報(bào)告中使用像“內(nèi)部審計(jì)發(fā)現(xiàn)”或“我們發(fā)現(xiàn)”這樣的表述，如果內(nèi)部審計(jì)由于一開(kāi)始就發(fā)現(xiàn)了某些膚淺的問(wèn)題而沾沾自喜，管理層通常對(duì)此感到不滿(mǎn)。

十、冗余的詞。

你希望這些審計(jì)報(bào)告的讀者都記得你的建議并采取行動(dòng)進(jìn)行整改，所以不要把那些建議埋沒(méi)在大堆華而不實(shí)或冗余的詞藻中。例如，當(dāng)可以用“由”時(shí)就不要用“由此種方式”；當(dāng)你是指“現(xiàn)在”，就不要用“在目前的時(shí)間”；可以用“為了”時(shí)，就不要用“為了達(dá)成該目標(biāo)”。