審計(jì)報(bào)告撰寫技巧之“十先十后”法

當(dāng)審計(jì)工作進(jìn)行到一定時(shí)期，我們已然掌握了審計(jì)客戶的大致問題，那么此時(shí)就可以根據(jù)發(fā)現(xiàn)問題的業(yè)務(wù)歸屬、內(nèi)控環(huán)節(jié)、時(shí)間順序或風(fēng)險(xiǎn)類型搭建整個(gè)報(bào)告的框架，然后再根據(jù)框架主題往里邊補(bǔ)充審計(jì)發(fā)現(xiàn)、證據(jù)內(nèi)容以及待完善的內(nèi)容。

當(dāng)然，這個(gè)報(bào)告框架并非是一成不變的，隨著審計(jì)工作的繼續(xù)開展，需要保證框架結(jié)構(gòu)具備實(shí)時(shí)性、邏輯性以及層次性，這樣才能讓審計(jì)報(bào)告層次鮮明，才能讓閱讀者一目了然。同時(shí)，有了這個(gè)報(bào)告框架，我們隨時(shí)能校驗(yàn)?zāi)男﹥?nèi)容已經(jīng)完成，哪些內(nèi)容還需繼續(xù)取證。

通常情況下，我們使用Excel來搭建報(bào)告框架，但后來發(fā)現(xiàn)了一個(gè)特別好用的軟件，非常適合搭建報(bào)告框架，這個(gè)軟件就是X-mind，有興趣的朋友可以去下載嘗試。

我們發(fā)現(xiàn)了很多問題，有內(nèi)控缺陷方面、有流程執(zhí)行方面、有管理不善方面、有資金損失方面，還有其它一些業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等，先把這些問題按照相同類型，一一羅列出來。當(dāng)然，有些問題可能會(huì)交叉出現(xiàn)在不同的類型中，這時(shí)就需要審計(jì)人員根據(jù)重要性原則自行判斷到底歸屬到哪一類更恰當(dāng)。

然而，這些問題不是越多越好，還需要根據(jù)發(fā)現(xiàn)問題的角度、深度以及高度來做提煉、做減法。通過減法操作，把有價(jià)值的審計(jì)發(fā)現(xiàn)留下，把冗余的審計(jì)發(fā)現(xiàn)放棄。

那么，到底哪些審計(jì)發(fā)現(xiàn)是可以放棄的呢？大概有如下四類：

● 領(lǐng)導(dǎo)不關(guān)心的；

● 模棱兩可的；

● 與本次審計(jì)主題不符的；

● 刪除后對(duì)報(bào)告質(zhì)量影響不大，但不刪除又會(huì)占到大量篇幅的。

有的時(shí)候，報(bào)告閱讀者并不太了解本次審計(jì)的背景因素，如果報(bào)告開篇就寫發(fā)現(xiàn)的問題，而不交代清楚發(fā)現(xiàn)這些問題的背景，也許會(huì)讓閱讀者陷入“淺閱讀”或“閱讀誤解”的境地，這對(duì)審計(jì)報(bào)告而言是不利的。

當(dāng)然，也不是所有審計(jì)報(bào)告都需要詳細(xì)交代清楚項(xiàng)目背景，我認(rèn)為有三類報(bào)告是有必要寫清背景的，分別是：大型審計(jì)項(xiàng)目、大篇幅審計(jì)報(bào)告、涉及重大問題的報(bào)告。而對(duì)于小型審計(jì)項(xiàng)目，可根據(jù)本公司的要求和項(xiàng)目自身的特點(diǎn)自行決定是否需要寫明背景。

那么我們?cè)诒尘爸幸话阈枰獙懨髂男┦马?xiàng)呢？

特別是最后一點(diǎn)，在很多時(shí)候注明是非常必要的，以免被某些人利用審計(jì)報(bào)告當(dāng)令箭使用，而讓審計(jì)部門陷入被動(dòng)。

“合抱之木，生于毫末”，一個(gè)好的報(bào)告開篇，就是需要把重要的問題優(yōu)先寫，這樣能讓領(lǐng)導(dǎo)第一眼就看到問題的癥結(jié)和性質(zhì)，也能引起領(lǐng)導(dǎo)們的持續(xù)閱讀欲望。有經(jīng)驗(yàn)的審計(jì)人員，一眼就能發(fā)現(xiàn)哪些是重要問題，哪些是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問題，而對(duì)于歸類重要問題的方法，一般可按損失金額大小排序、按性質(zhì)嚴(yán)重程度排序以及按領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心程度排序等。

但不論是按金額大小排序也好，還是按性質(zhì)排序也罷，這個(gè)過程其實(shí)就是對(duì)發(fā)現(xiàn)問題的重分類和再梳理，這樣才能讓審計(jì)報(bào)告更具價(jià)值，才能讓領(lǐng)導(dǎo)覺得我們審計(jì)更專業(yè)。

審計(jì)報(bào)告的閱讀者一般是公司高管，甚至是公司董事長(zhǎng)，他們都是日理萬機(jī)的大忙人，因此他們的閱讀習(xí)慣大多是先看結(jié)論性文字，如果結(jié)論很“吸引”人，則會(huì)繼續(xù)看下文的闡述和證據(jù)的羅列。

很多次，我們向董事長(zhǎng)匯報(bào)時(shí)長(zhǎng)被要求在5分鐘內(nèi)完成，但最終花了半個(gè)小時(shí)才完成，為什么呢？這正是因?yàn)槲覀儗徲?jì)報(bào)告先給了領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)總體性的結(jié)論，引起了他的注意，然后再以“拋磚引玉”的方式向他說明問題的嚴(yán)重性以及嚴(yán)重的程度和影響。

一份好的審計(jì)報(bào)告一定是層次分明的，即按“總分式”寫出審計(jì)發(fā)現(xiàn)，通常情況下，我們一般按如下兩步完成：

（1）報(bào)告總體：先給出報(bào)告的總體結(jié)論，再分類寫出針對(duì)總體結(jié)論的各個(gè)審計(jì)發(fā)現(xiàn)。

（2）同類段落：先給出這類問題的結(jié)論，再分別列出這些問題的證據(jù)。

用數(shù)據(jù)說話，是審計(jì)人需要堅(jiān)持的原則之一。在撰寫審計(jì)報(bào)告時(shí)，我們一貫要求自己及團(tuán)隊(duì)要“先數(shù)據(jù)、后文字，多數(shù)據(jù)、少文字”，這既能使審計(jì)報(bào)告更具說服力，還能減少因文字描述過多而造成可能存在主觀判斷的影響。

得數(shù)據(jù)者，得天下。除了上述的這一原則外，我們認(rèn)為還有兩點(diǎn)是需要各位關(guān)注的。

第一點(diǎn)，如何讓數(shù)據(jù)“可”說話？

第二點(diǎn)，如何讓數(shù)據(jù)“巧”說話？

在寫審計(jì)報(bào)告過程中，往往會(huì)出現(xiàn)證據(jù)表格或附件很長(zhǎng)很大的情形，這不僅占據(jù)報(bào)告正文好幾頁(yè)篇幅，還讓閱讀者看著很不爽。這種大篇幅的證據(jù)附件并非報(bào)告閱讀者所最關(guān)心的，他們更關(guān)心的是看到證據(jù)附件給出的問題結(jié)論以及這些問題是否有證據(jù)支撐。

因此，我寫審計(jì)報(bào)告時(shí)，其中只會(huì)出現(xiàn)重要的、篇幅不大的結(jié)論性表格數(shù)據(jù)，對(duì)于大圖表和證據(jù)圖片文件等，統(tǒng)統(tǒng)都作為報(bào)告附件放在報(bào)告最后，這樣做既能讓報(bào)告正文看起來清爽，還能有效縮減報(bào)告篇幅。

但要注意的是，在編制這些證據(jù)附件時(shí)，需要做好編序工作，并在正文中寫明“詳見證據(jù)附件（幾）：******”。

有的審計(jì)報(bào)告在每寫完一條審計(jì)發(fā)現(xiàn)后，接著在下方寫一條審計(jì)建議。本人也接觸過這樣寫審計(jì)建議的方式，但總感覺有些不妥，在遇到如下問題時(shí)，導(dǎo)致審計(jì)建議不知如何寫。

（1）臨近的幾個(gè)審計(jì)發(fā)現(xiàn)都對(duì)應(yīng)同一條審計(jì)建議即可，那么到底是按既定的報(bào)告格式都寫同一條建議呢？還是不按格式只寫一條建議？這讓人很難抉擇。

（2）有些問題壓根就不好寫審計(jì)建議，或者不能寫審計(jì)建議，怎么辦？

除了上述“一審計(jì)發(fā)現(xiàn)對(duì)應(yīng)一建議”外，有的企業(yè)甚至不寫審計(jì)建議，他們擔(dān)心的是“審計(jì)人員提出的建議不恰當(dāng)，反而會(huì)給審計(jì)留下風(fēng)險(xiǎn)”。

而我想說的是：把問題找到了，解決了，再向老板報(bào)告，遠(yuǎn)比把問題交給老板要好，這是價(jià)值觀上的理解。作為老板，我想他應(yīng)該更看重后者，因?yàn)槿魏稳硕疾幌胱?ldquo;無解之題”。

因此，我的審計(jì)報(bào)告通常采用“三段式”來呈現(xiàn)問題和建議，即第一段是審計(jì)結(jié)論，第二段是審計(jì)發(fā)現(xiàn)，第三段是審計(jì)建議，這或許比上述兩種情形更恰當(dāng)。

當(dāng)我們報(bào)告的內(nèi)容、建議都寫完了，突然發(fā)現(xiàn)這份審計(jì)報(bào)告篇幅有些長(zhǎng)，怎么辦呢？

這時(shí)，我們可以給這份報(bào)告編上一個(gè)目錄，讓這份報(bào)告在開篇看起來就明了許多。有的時(shí)候，報(bào)告目錄還能巧妙地幫助審計(jì)完成匯報(bào)。

在編制報(bào)告目錄時(shí)需要注意如下事項(xiàng)：

報(bào)告內(nèi)容、建議、目錄都完成了，這時(shí)我們可以把整個(gè)報(bào)告前后全部看一遍，主要檢查五個(gè)方面的問題。

（1）報(bào)告中的文字字體大小是否都一致；

（2）每段開始首行縮距及行間距是否都一致；

（3）是否存在一個(gè)字單獨(dú)占一行的情況，是否可以縮減這一行；

（4）重要內(nèi)容是否加粗加黑或變色；

（5）報(bào)告中數(shù)字展現(xiàn)是否都添加千分位，金額單位是否統(tǒng)一，小數(shù)點(diǎn)保留位數(shù)是否統(tǒng)一為2位。

檢查修改后我們會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)報(bào)告看起來清爽極了，最后如有必要再給報(bào)告添加一個(gè)封面頁(yè)，那就圓滿了！