采購審計 | 思路、方案、案例

隨著企業(yè)的規(guī)模逐漸發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度的逐漸深化，同時結(jié)合企業(yè)上市審計的要求，對采購進行審計和監(jiān)督，已經(jīng)越來越引起公司高層的重視，已不僅滿足于東窗事發(fā)后的控制，而要求在采購工作流程中對風(fēng)險加以控制，因此對采購審計的要求和內(nèi)容也從過去的查錯糾弊轉(zhuǎn)向了現(xiàn)在的風(fēng)險管理審計，即在對整個采購過程審計的同時，重點放在預(yù)防和控制采購風(fēng)險上。

同時采購付款循環(huán)又涉及采購、物流、檢驗、倉儲、財務(wù)等眾多部門和環(huán)節(jié)，而這些環(huán)節(jié)的流程體系、人員權(quán)限、不相容職務(wù)在制度流程上尚無明確分工界定，往往權(quán)限過于集中，而一些采購舞弊因為各種地域、親緣關(guān)系，手段也越發(fā)隱蔽和不可界定，因此采購流程審計難度也越來越大，要求審計人員了解采購的各個流程板塊，熟悉流程控制節(jié)點，處理好內(nèi)外部關(guān)系，才能更好的為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

一、審計目的及方式

采購流程審計目的有三個：

一是杜絕采購腐敗；

二是預(yù)防和控制采購風(fēng)險，規(guī)范采購流程，降低采購成本，提高采購質(zhì)量。

三是在預(yù)防和控制采購風(fēng)險的基礎(chǔ)上，參與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展與研發(fā)，經(jīng)過分析提出合理的采購品類、采購周期、庫存結(jié)構(gòu)等合理化建議，從而升化審計價值。

因此采購流程審計可以通過流程審計和穿行測試相結(jié)合的方法進行：一是從采購計劃、請購、供應(yīng)商選擇、詢價比價議價、招投標(biāo)、采購、驗收入庫、付款，按流程進行審計不僅可以提高審計效率更能提高審計準(zhǔn)確率，通過流程審計優(yōu)化制度流程，預(yù)防和控制風(fēng)險配合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展；二是拋開傳統(tǒng)的審計流程，分析選定特別關(guān)注的樣本進行穿行測試，關(guān)注價格和價格以外隱性重點，才能發(fā)現(xiàn)和杜絕采購腐敗。

二、審計的前期準(zhǔn)備

眾所周知，采購就像自己買東西一樣，既要采購物品價格便宜，又要質(zhì)量好，所以采購流程審計中，審計人員往往把重點關(guān)注采購的價格，認(rèn)為通過詢價就能發(fā)現(xiàn)問題，但是實際操作過程中卻往往發(fā)現(xiàn)不了什么線索，總之效果不大。

其實，詢價只是一種方法，往往會存在誤導(dǎo)。原因：

1、電話詢價，供應(yīng)商往往對陌生客戶實力的不了解產(chǎn)生戒心，不會初次就報出批量采購的底價。

2、以資訊網(wǎng)站價格作為參考，往往只有大宗商品和標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品的價格資訊、很多商品和訂制化產(chǎn)品的價格信息無法查詢。

其實筆者在以往的采購審計中也遇到過幾家企業(yè)聯(lián)合，通過虛高報價哄抬資訊網(wǎng)站價格的情況，因為一些地區(qū)性資訊網(wǎng)站往往也是通過工作人員電話咨詢當(dāng)?shù)貛准抑饕墓?yīng)商的價格作為行業(yè)參考價格，這就給聯(lián)合哄抬價格提供了操作空間。

3、商品的價格受到規(guī)格型號、數(shù)量、交期和付款方式的影響，所以審計人員詢到的價格得不到采購部門的認(rèn)同。

在一次設(shè)備采購中，兩家企業(yè)參與招標(biāo)，一家外資公司產(chǎn)品報價是另一家國內(nèi)小企業(yè)產(chǎn)品報價的兩倍，表面看著相同，但是材質(zhì)、工藝十分有講究,用一臺人民幣40萬元的設(shè)備加工出來的零件，和用一臺20萬人民幣的設(shè)備加工出的東西，肯定是大大不一樣的。所以，在這個案例中采購部門邀標(biāo)時將不在同一等級的產(chǎn)品放在一起招標(biāo)，在技術(shù)標(biāo)環(huán)節(jié)就沒有做到同一等級，招標(biāo)流程也只能流于形式了。

要做好采購審計，首先在審計前審計人員要做到以下幾個方面：

1、首先熟悉采購流程和國際采購商品術(shù)語。采購方式的分類：通常分為招投標(biāo)（大宗采購）、比議價、定點采購（獨家采購）3類；國際采購商品術(shù)語中涉及產(chǎn)品的價格通常分為CIF、FOB。其實往往所謂的定點采購只是采購部門的說辭，值得審計人員關(guān)注。

一家化工企業(yè)，審計人員發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)部門要求定點采購某種保密化學(xué)品LB7000，采購人員解釋此種化學(xué)品涉及企業(yè)研發(fā)機密，是供應(yīng)商為本企業(yè)生產(chǎn)需求專門國外進口，審計人員發(fā)現(xiàn)國外進口肯定要有報關(guān)手續(xù)，產(chǎn)品的品名規(guī)格一目了然，必然無法保密，采購人員前后話語矛盾，果然通過報關(guān)單查實該化學(xué)品為常見原料甘油，采購價格因此也大幅下降。

2、了解企業(yè)在產(chǎn)業(yè)鏈中的地位、產(chǎn)品主要構(gòu)成（BOM表）、生產(chǎn)工藝、主要原料、輔助材料、五金工具、包材名稱、規(guī)格、品牌、使用范圍、檢驗標(biāo)準(zhǔn)等。因為企業(yè)的采購規(guī)模、產(chǎn)品要求直接決定著采購的價格。

同樣是兩家電器企業(yè)采購電池，一家是行業(yè)龍頭，年采購量有200萬節(jié)，一家是剛剛起步的企業(yè)，年采購量只有20萬節(jié)，同樣的電池供應(yīng)商肯定給出的價格是不一樣的。

3、了解企業(yè)產(chǎn)品的銷路、銷量和淡旺季，對原料備貨、現(xiàn)有庫存、滯庫原料、殘次品有所關(guān)注，這些要素都直接決定著采購的計劃和數(shù)量。

4、了解企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和研發(fā)方向，對采購品類和現(xiàn)有采購物料的通用性有所關(guān)注。

三、審計方案

采購流程審計需要與采購部門、物流部門、倉儲部門、質(zhì)檢部門、財務(wù)部門的通力協(xié)調(diào)和配合，多方資料相對應(yīng)才能深入發(fā)現(xiàn)問題，提出切實有效的建議。例如，通過財務(wù)部門了解，大宗原料的漲幅是否有調(diào)價函，并且要對調(diào)價進行市場調(diào)查；供應(yīng)商無故變動需要警惕，通過采購部門查詢有無走規(guī)定的流程，是否存在領(lǐng)導(dǎo)一句話換供應(yīng)商的現(xiàn)象，這些都是價格走高的前兆。

1、采購制度及供應(yīng)商管理

所需的資料：采購部門制度及職責(zé)分工、供應(yīng)商開發(fā)管理辦法、供應(yīng)商考核管理辦法及結(jié)果、合格供應(yīng)商名錄及備選供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商評定表。

首先復(fù)核采購制度的有效性和可操作性，然后通過查看供應(yīng)商準(zhǔn)入資料與網(wǎng)絡(luò)查詢對比其真實性，與驗廠人員溝通了解供應(yīng)商的產(chǎn)能是否嚴(yán)重不足，甚至外包的情況；查核供應(yīng)商考核分?jǐn)?shù)不及格，但仍然留廠。

通常審計發(fā)現(xiàn)，新開發(fā)的供應(yīng)商樣品未質(zhì)檢，供應(yīng)商設(shè)備不足或者不具備生產(chǎn)能力；供應(yīng)商資質(zhì)不符合公司準(zhǔn)入要求、資料不全；供應(yīng)商系統(tǒng)存在重復(fù)錄入，供應(yīng)商分類錯誤。同時一般情況下選擇生產(chǎn)廠商直接供貨因為過程環(huán)節(jié)較少，價格往往低于貿(mào)易商，而且售后維修也能及時得到處理并提供技術(shù)支持。

關(guān)于生產(chǎn)廠商直接供貨與經(jīng)銷商供貨的比較，抽查**企業(yè)所需的化工產(chǎn)品的采購記錄，發(fā)現(xiàn)201*年度同時從生產(chǎn)廠商和貿(mào)易商采購的3種化學(xué)品物料號1301**39、1302**21、1302**93，從經(jīng)銷商采購平均價格分別為12,712元/噸、2,285元/噸和140,000元/噸，分別較從生產(chǎn)廠商采購平均單價的12,308元/噸、1,967元/噸和134,872元/噸，分別高了404元/噸、318元/噸和5,128元/噸；因此尚有通過直接生產(chǎn)廠商采購替代經(jīng)銷商采購，從而節(jié)降采購成本的空間。

關(guān)于制度條款，根據(jù)**年最新版的《供應(yīng)商開發(fā)管理辦法》供應(yīng)商選擇基本條件：②近三年來每年的銷售額應(yīng)在人民幣100萬元以上，特殊有專長的供應(yīng)商可以例外；發(fā)現(xiàn)考核條件②年銷售額的要求，實際操作中采購部僅以供應(yīng)商提供的銷售數(shù)據(jù)為參考，真實性無法保證；實操層面，對于中小企業(yè)、小規(guī)模納稅人企業(yè)、個體工商戶，也沒有途徑獲取供應(yīng)商真實銷售額，因此該條款不具有可操作性。

2、物資采購

所需的資料：采購明細、會計憑證、報價單、供應(yīng)商目錄、招標(biāo)記錄。

首先從采購明細入手，查詢招標(biāo)流程的規(guī)范性，借助主流外部咨詢網(wǎng)站查詢價格和波動情況，如果采購品無法查詢，可以通過采購品構(gòu)成的主要原材料進行分析成本構(gòu)成和價格波動，并用復(fù)核性分析法等手段找出異常訂單，進行穿行測試，并關(guān)注價格以外的眾多相關(guān)要素之間的聯(lián)系。有些物料或者設(shè)備明明是通用的，但采購卻是按訂制的，功能相差不大，但價格卻翻了幾番，這個就需要與生產(chǎn)使用部門或者實際操作工人了解情況。超量采購，供應(yīng)商與采購人員有私人關(guān)系；物料不直接與廠商采購，通過中間商采購，通過以上種種判斷是否有采購舞弊。

價格走勢，采購的**五金件從201*年1月的采購入庫價格（不含稅）25.15元/片，到201*年2月價格未變動；而該五金件的主原料冷板的價格在同期間內(nèi)下降了834元/噸，降幅達到了19.5%；按照主材料冷板在五金件采購價的比例42%計算，到201*年2月，采購價格應(yīng)該下降8%。

國際貿(mào)易FOB 與FCA價格分析，**年**物料以FCA交貨為主，但也存在部分FOB交貨，另外距離A港不到2公里的B港也是FOB交貨。該兩個港口FOB交貨的供應(yīng)商都是**公司。經(jīng)比較，F(xiàn)OB交貨比FCA交貨價格高70元/BDT，扣除增值稅后約高60元/BDT，而碼頭作業(yè)費約39元/BDT，扣除碼頭作業(yè)費后，F(xiàn)OB交貨比FCA交貨增加成本約21元/BDT。建議采用FCA交貨方式。

3、采購合同、驗收及呆滯管理

所需的資料：采購合同訂單、驗收標(biāo)準(zhǔn)及記錄、扣罰允收明細、出入庫明細。

抽查采購合同規(guī)范性，物質(zhì)采購合同需要注明物資名稱、規(guī)格、品質(zhì)、數(shù)量、包裝條款、貨物運輸條款、貨物運輸保險條款、產(chǎn)品質(zhì)量保證條款、價格條款、支付條款、檢測（COA證書）、索賠和仲裁條款及合同期限等，其他還有很多需要關(guān)注的地方此次不一一列舉。

通常審計發(fā)現(xiàn)合同只標(biāo)明產(chǎn)品、單價、金額，不標(biāo)明產(chǎn)品的型號、規(guī)格；有的合同只標(biāo)明供應(yīng)商，不標(biāo)明產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家，這樣的漏洞容易給采購鉆空子；讓步接收未扣除相關(guān)費用。

呆滯管理，查核庫齡表發(fā)現(xiàn)截止到201*年5月，采購的3噸**物料號1302**90，庫齡達到12個月，已全部計入化學(xué)品呆滯料；指定品牌采購的5噸**物料號1301**97,生產(chǎn)日期為201*年10月，庫齡已達到6個月，已超過保質(zhì)期。

4、采購付款

所需資料：送貨單、入庫單、驗收單、發(fā)票、付款憑證。

檢查采購訂單、發(fā)票、驗收單、付款憑證是否一致；供應(yīng)商提供普通發(fā)票導(dǎo)致進項稅額少抵扣，關(guān)注各類票據(jù)日期是否合理，有無先付款的情況；收款單位是否一致。

思考與啟示

采購流程審計只是采購管理的輔助手段，側(cè)重點還是放在制度管理上，只有嚴(yán)抓管理才是根本，要督促相關(guān)部門建立完善采購的流程體系和各個環(huán)節(jié)的考核制度，將各項相關(guān)工作轉(zhuǎn)化成分解指標(biāo)和責(zé)任，并加強管控部門對其過程的監(jiān)督與考核，重點放在預(yù)防和控制采購風(fēng)險上。

- END -

來源：CPPM注冊采購經(jīng)理認(rèn)證、CIA內(nèi)審師小站。版權(quán)歸原作者所有（如有轉(zhuǎn)載，請注明以上信息）。

版權(quán)說明：如涉版權(quán)問題，請與我們聯(lián)系，謝謝！