根據(jù)公司2016年流程審計工作的安排，公司流程審計工作小組于5月至8月對公司邀請招標采購業(yè)務進行了專項流程審計，現(xiàn)將本次流程審計具體情況匯報如下：
公司紀檢審計部與物資部負責人和業(yè)務分管領導組成領導小組，派出業(yè)務骨干共同組成流程審計工作小組，嚴格按照公司流程審計工作流程和標準，對公司邀請招標采購業(yè)務的制度建設充分性、業(yè)務過程符合性、執(zhí)行結果有效性和業(yè)務流程適宜性四個方面進行了全面深入的專項流程審計，審計覆蓋時間范圍2013年1月1日至2016年6月30日，抽取36個業(yè)務樣本，覆蓋公司6個分支機構，形成四份流程審計發(fā)現(xiàn)與意見書，其中針對制度完善與改進提出審計建議21個方面，針對業(yè)務實施行為過程提出行為糾偏審計建議2項和1項啟動責任追究實施問責的審計決定，針對業(yè)務執(zhí)行結果實現(xiàn)管理目標方面，提出7個需要進行目標未實現(xiàn)原因調查的審計決定。
二、對公司邀請招標采購業(yè)務管理情況基本評價
通過邀請招標采購業(yè)務的制度建設充分性、業(yè)務過程符合性、執(zhí)行結果有效性和業(yè)務流程適宜性四個方面的測試和評價，公司物資部成立時間比較短，管理經(jīng)驗還不夠豐富，表現(xiàn)在制度建設方面還存在許多管理漏洞和缺失，也存在有的制度規(guī)定內(nèi)容抽象、不具有可操作性，在制度執(zhí)行方面，存在違反制度規(guī)定的情形，采購成本預算降低率未實現(xiàn)目標的情況時有發(fā)生。公司邀請招標采購業(yè)務管理整體上急待培訓強化和管理提升。
通過對邀請招標采購業(yè)務制度建設充分性審計，發(fā)現(xiàn)公司物資邀請招標采購管理制度存在以下漏洞和缺失。
1、“采購計劃”環(huán)節(jié)前缺失“需用計劃”和““市場行情摸底”環(huán)節(jié)及對應的“責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法”方面的明確規(guī)定；
2、“采購計劃”環(huán)節(jié)缺失“責任崗位、工作記錄、工作方法”；
3、“確定招標方案”環(huán)節(jié)缺失“責任崗位、工作記錄”
4、“確定招標方案”環(huán)節(jié)后缺失 “招標方案評審”環(huán)節(jié)及對應的“責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法”方面的明確規(guī)定；
5、“確定投標單位”環(huán)節(jié)缺失“責任部門、責任崗位、工作記錄”；
6、“編制招標書”環(huán)節(jié)缺失“責任崗位、工作記錄”；
7、“編制招標書”后缺失“招標書評審”環(huán)節(jié)及對應的“責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法”方面的明確規(guī)定；
8、“發(fā)標書”環(huán)節(jié)缺失“責任崗位、工作記錄、工作標準、工作方法”；
9、“回標”環(huán)節(jié)缺失“責任崗位、工作記錄、工作方法”；
10、“開標”環(huán)節(jié)缺失“責任崗位、工作記錄”；
11、“發(fā)中標通知書”環(huán)節(jié)缺失“責任崗位、工作記錄、工作方法”；
12、“簽訂采購合同”環(huán)節(jié)缺失“責任崗位、工作記錄、工作方法”；
13、“簽訂采購合同”環(huán)節(jié)后，制度中依次缺失“合同備案交底、業(yè)務就整理歸檔、業(yè)務過程臺賬登記、統(tǒng)計報告、業(yè)務督導、績效考核、風險評審、檢查監(jiān)控和責任追究”九個環(huán)節(jié)及對應的“責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法”方面的明確規(guī)定。
（二）邀請招標業(yè)務過程符合制度要求的符合性方面
經(jīng)抽取邀請招標業(yè)務樣本36份，對照公司邀請采購管理規(guī)定和流程，審計該業(yè)務樣本的行為過程，發(fā)現(xiàn)以下方面違反公司采購制度。
1、“采購計劃”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”，實際工作任務不符合:未“向公司招投標委員會常務組長提交采購計劃”；
2、“采購方式選擇”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”，實際達到的工作標準不符合制度規(guī)定的：“合理；確保購買到合理低價、最優(yōu)性價比的材料[更多審計干貨，關注公眾號內(nèi)審網(wǎng)]”和“招投標委員會最終確定最佳招標方案”；實際采用的工作方法不符合制度規(guī)定的：“經(jīng)公司招投標委員會討論定最佳招標方案”；
3、“編制招標書”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”；
4、“發(fā)標書”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”；
5、“回標”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”；
6、“開標”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“公司招投標委員會”；實際達到的工作標準不符合制度規(guī)定的：“開標評標由物資部安排專人記錄，開標記錄由招投標委員會進行會簽”。
7、“發(fā)中標通知書”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”；實際達到的工作標準不符合制度規(guī)定的：“同時向未中標單位解釋未中標原因”。
8、“簽訂合同”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”。
（三）邀請招標采購業(yè)務執(zhí)行結果的有效性方面
通過對公司2013年1月1日至2016年6月30日的業(yè)務事項執(zhí)行結果進行統(tǒng)計抽樣，進行業(yè)務執(zhí)行結果有效性審計，發(fā)現(xiàn)一些業(yè)務執(zhí)行結果沒有實現(xiàn)業(yè)務對應的管理目標。
1、公司采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年1月的實際實現(xiàn)采購預算降低率7.8%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
2、公司采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年9月的實際實現(xiàn)采購預算降低率7.8%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
3、公司A類物資采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年1月的實際實現(xiàn)采購預算降低率7.5%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
4、公司A類物資采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年8月的實際實現(xiàn)采購預算降低率7.9%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
5、公司B類物資采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年9月的實際實現(xiàn)采購預算降低率6.3%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
6、公司C類物資采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年9月的實際實現(xiàn)采購預算降低率7.3%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
7、公司原材料采購 2013年4月23日完成，但是其實際實現(xiàn)采購預算降低率2.31%，遠沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標。
(四)制度規(guī)定的邀請招標采購流程的適宜性方面
按照制度規(guī)定需要內(nèi)控、簡潔、直觀、清楚、易執(zhí)行、管用的適宜性要求，經(jīng)過對現(xiàn)有邀請招標采購管理規(guī)定和流程制度的適宜性進行檢查與分析，發(fā)現(xiàn)公司物資邀請招標采購管理制度規(guī)定的邀請招標采購業(yè)務流程存在以下缺陷和不足。
1、制度規(guī)定中的管理目標定義描述“為規(guī)范公司物資采購行為，推進公開、公平、公正，陽光采購，提高公司經(jīng)濟效益”，該管理目標不具有考量性，不適宜。
2、“采購計劃”環(huán)節(jié)的“責任部門”，對照公司2016年度辦公室飲用水供應符合性審計記錄判斷制度不適宜；工作標準”中沒有明確質量要求、審核驗收要求；
3、“確定招標方案”環(huán)節(jié)“工作標準”中沒有明確時間要求和審核驗收要求；“工作方法”中沒有明確工作技巧方法；
4、“確定入圍投標單位”環(huán)節(jié)“工作標準”中沒有明確時間要求；“工作方法”中沒有明確工作依據(jù)和組織形式；
5、“編制招標書”環(huán)節(jié)“工作標準”中沒有明確時間要求和審核驗收要求；“工作方法”中沒有明確組織形式和技巧方法；
6、“回標”環(huán)節(jié)“工作標準”中沒有明確質量要求和審核驗收要求；
7、“開標”環(huán)節(jié)的工作任務1和2的“過程工作標準”中均沒有明確時間要求；工作任務1的“工作方法”中沒有明確工作技巧方法；對于任務2的工作技巧方法，對照業(yè)務樣本大美公司2013 年12月26 日的2016年度辦公室飲用水供應采購招標業(yè)務事項符合性審計記錄判斷，制度規(guī)定太原則、不具體，不適宜。
8、“投標保證金處置”環(huán)節(jié)“工作標準”中沒有明確質量標準和審核驗收要求；“工作方法”中沒有明確工作依據(jù)和組織方式；
9、“發(fā)中標通知書”環(huán)節(jié)“工作標準”中沒有明確時間要求和驗收要求；
10、“簽訂合同”環(huán)節(jié)“工作標準”中沒有明確質量標準和審核驗收要求。
從以上四個方面存在的問題看，公司物資部門成立時間比較短，工作經(jīng)驗比較欠缺，采購管理人員比較年輕，物資采購管理還缺乏知識積累，同時業(yè)務管理目標考核比較模糊等方面，是這些不合格實施產(chǎn)生的主要原因。
（一）制度建設方面，我們對公司物資邀請招標采購管理制度完善，提出補充明確以下制度內(nèi)容的審計建議。
⑴“采購計劃”環(huán)節(jié)前增加“需用計劃”和““市場行情摸底”環(huán)節(jié)及對應的“責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法”方面的明確規(guī)定；
⑵“采購計劃”環(huán)節(jié)明確“責任崗位、工作記錄、工作方法”；
⑶“確定招標方案”環(huán)節(jié)明確“責任崗位、工作記錄”
⑷“確定招標方案”環(huán)節(jié)后明確 “招標方案評審”環(huán)節(jié)及對應的“責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法”方面的明確規(guī)定；
⑸“確定投標單位”環(huán)節(jié)明確“責任部門、責任崗位、工作記錄”；
⑹“編制招標書”環(huán)節(jié)明確“責任崗位、工作記錄”；
⑺“編制招標書”后增加“招標書評審”環(huán)節(jié)及對應的“責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法”方面的明確規(guī)定；
⑻ “發(fā)標書”環(huán)節(jié)明確“責任崗位、工作記錄、工作標準、工作方法”；
⑼ “回標”環(huán)節(jié)明確“責任崗位、工作記錄、工作方法”；
⑽ “開標”環(huán)節(jié)明確“責任崗位、工作記錄”；
⑾ “發(fā)中標通知書”環(huán)節(jié)明確“責任崗位、工作記錄、工作方法”；
⑿ “簽訂采購合同”環(huán)節(jié)明確“責任崗位、工作記錄、工作方法”；
⒀“簽訂采購合同”環(huán)節(jié)后，制度中依次增加“合同備案交底、業(yè)務就整理歸檔、業(yè)務過程臺賬登記、統(tǒng)計報告、業(yè)務督導、績效考核、風險評審、檢查監(jiān)控和責任追究”九個環(huán)節(jié)及對應的“責任部門、責任崗位、工作任務、工作記錄、工作標準和工作方法”方面的明確規(guī)定。
（二）在業(yè)務行為糾偏方面，我們提出以下審計建議和審計決定
一是審計建議：針對“采購計劃”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”，實際工作任務不符合:未“向公司招投標委員會常務組長提交采購計劃”；屬于制度規(guī)定的責任部門為“物資部”不適宜，建議按照實際修改責任部門；針對“采購方式選擇”環(huán)節(jié)，實際達到的工作標準不符合制度規(guī)定的：“合理；確保購買到合理低價、最優(yōu)性價比的材料”和“招投標委員會最終確定最佳招標方案”；屬于制度規(guī)定的工作標準抽象，不具體，因此不適宜，建議進行修改。二是審計決定：針對
（1）“采購方式選擇”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”和實際采用的工作方法不符合制度規(guī)定的：“經(jīng)公司招投標委員會討論定最佳招標方案”
（2）“編制招標書”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”
（3）“發(fā)標書”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”；
（4）“回標”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”；
（5）“開標”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“公司招投標委員會”；實際達到的工作標準不符合制度規(guī)定的：“開標評標由物資部安排專人記錄，開標記錄由招投標委員會進行會簽”。
（6）“發(fā)中標通知書”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”；實際達到的工作標準不符合制度規(guī)定的：“同時向未中標單位解釋未中標原因”
（7）“簽訂合同”環(huán)節(jié)，實際責任部門不符合制度規(guī)定責任部門“物資部”；這些業(yè)務行為偏離，均屬于違反制度規(guī)定的行為，鑒如此，建議提出對責任人員啟動問責程序的審計決定。
（三）有效性方面，經(jīng)討論決定，建議對以下業(yè)務執(zhí)行結果沒有實現(xiàn)目標的原因進行調查，并以審計決定形式提出。
1、公司采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年1月的實際實現(xiàn)采購預算降低率7.8%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
2、公司采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年9月的實際實現(xiàn)采購預算降低率7.8%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
3、公司A類物資采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年1月的實際實現(xiàn)采購預算降低率7.5%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
4、公司A類物資采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年8月的實際實現(xiàn)采購預算降低率7.9%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
5、公司B類物資采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年9月的實際實現(xiàn)采購預算降低率6.3%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
6、公司C類物資采購業(yè)務執(zhí)行結果整體統(tǒng)計，2013年9月的實際實現(xiàn)采購預算降低率7.3%，沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標；
7、公司原材料采購 2013年4月23日完成，但是其實際實現(xiàn)采購預算降低率2.31%，遠沒有實現(xiàn)不低于8%的管理目標。
（四）對公司物資邀請招標采購管理制度規(guī)定的邀請招標采購流程提出以下方面修改的審計建議。
1、修改制度規(guī)定中的管理目標定義，使之可以量化。
2、按照業(yè)務實際，修改“采購計劃”環(huán)節(jié)的“責任部門”；工作標準”中明確質量要求、審核驗收要求；
3、“確定招標方案”環(huán)節(jié)“工作標準”中明確時間要求和審核驗收要求；“工作方法”中明確工作技巧方法；
4、“確定入圍投標單位”環(huán)節(jié)“工作標準”中明確時間要求；“工作方法”中明確工作依據(jù)和組織形式；
5、“編制招標書”環(huán)節(jié)“工作標準”中明確時間要求和審核驗收要求；“工作方法”中明確組織形式和技巧方法；
6、“回標”環(huán)節(jié)“工作標準”中明確質量要求和審核驗收要求；
7、“開標”環(huán)節(jié)的工作任務1和2的“工作標準”中均明確時間要求；工作任務1的“工作方法”中明確工作技巧方法；對于任務2的工作技巧方法，建議對照業(yè)務樣本大美公司2013 年12月26 日的2016年度辦公室飲用水供應采購招標業(yè)務事項符合性審計記錄，進行修改，是工作技巧方法內(nèi)容具體、可操作。
8、“投標保證金處置”環(huán)節(jié)“工作標準”中明確質量標準和審核驗收要求；“工作方法”中明確工作依據(jù)和組織方式；
9、“發(fā)中標通知書”環(huán)節(jié)“工作標準”中明確時間要求和驗收要求；
10、“簽訂合同”環(huán)節(jié)“工作標準”中明確質量標準和審核驗收要求。
本次流程審計，流程審計發(fā)現(xiàn)和審計建議、審計決定共形成《流程審計發(fā)現(xiàn)與審計意見書》四份，其中，制度建設充分性《流程審計發(fā)現(xiàn)與審計意見書》一份，整改期限為60日內(nèi)，業(yè)務過程符合性《流程審計發(fā)現(xiàn)與審計意見書》一份，整改期限為30日內(nèi)，業(yè)務執(zhí)行結果有效性《流程審計發(fā)現(xiàn)與審計意見書》一份，整改期限為45日內(nèi)，業(yè)務流程適宜性《流程審計發(fā)現(xiàn)與審計意見書》一份，整改期限為60日內(nèi)，審計小組將對整改落實情況進行復查驗證。
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