中小學校財務審計11方面常見問題及整改

教育經(jīng)費是各級財政支出的重要份額，決定了教育經(jīng)費審計要求更加嚴格。在多年工作基礎上，筆者對公辦中小學校財務審計的常見問題進行了梳理，從“內(nèi)部控制管理”、“會計核算及財務管理”和“遵守中央八項規(guī)定”三個方面闡述了問題的表現(xiàn)形式，提出了整改建議。

 

由于經(jīng)濟發(fā)展不同等原因，各地區(qū)學校財務管理的要求、標準也不盡相同，問題表現(xiàn)同樣多種多樣。以上11個方面的問題，只是中小學校財務內(nèi)部控制管理失效的部分表現(xiàn)，一定不能囊括所有。即使問題相同，由于標準差異，解決的方案也會不同。

 

單位財務管理是否到位，風險控制是否有效，受內(nèi)部控制管理影響很大。一個單位既要不斷健全完善內(nèi)控制度，又要嚴格執(zhí)行內(nèi)控制度。中小學校財務管理內(nèi)部控制如果失效，將會引發(fā)多方面的問題。這些問題及相應整改建議如下:

 

一、崗位要求不達標

 

財務工作需要較高的專業(yè)素養(yǎng)，具備專業(yè)知識是從業(yè)人員的必要條件。為防范錯誤或舞弊行為，財務崗位要嚴格落實不相容原則和親屬回避制度。財務崗位要求不達標最常見問題表現(xiàn)為以下三個方面：

 

1、人員工作能力不達標。雖然會計崗位從業(yè)資格證書已經(jīng)取消，但以前取得的從業(yè)資格仍是具備會計崗位工作能力的有力證明。即使資格證書不再是從業(yè)的必備條件，但從具備從業(yè)資格人員中選拔任職會計崗位更為妥當。尤其是中小學校，現(xiàn)有會計人員由教師轉(zhuǎn)崗擔任不在少數(shù)，更應當注重選拔專業(yè)人員，逐步替換原有人員，并加強崗位能力繼續(xù)教育，確保人員工作能力達到要求。

 

2、未嚴格落實崗位不相容原則。嚴禁會計和出納、保管和會計記錄、登記明細賬和登記總賬、支票保管和印章保管等崗位之間相容。即使再小的單位，也要確保崗位分離。會計工作崗位可以一人一崗、一崗多人或者兼職，但出納人員不得兼任監(jiān)管審核、會計檔案保管和收入、費用、債權(quán)債務賬目的登記工作等。

 

3、未嚴格落實親屬回避制度。中小學校選用會計人員應嚴格落實親屬回避制度，單位領導人的直系親屬不得擔任本單位的會計機構(gòu)負責人、會計主管人員；會計機構(gòu)負責人、會計主管人員的直系親屬不得在本單位會計機構(gòu)中擔任出納工作等。

 

二、原始憑證審核和支出審批手續(xù)不完備

 

原始憑證審核是確保財務真實反映經(jīng)濟活動的第一道關(guān)口，審批手續(xù)完備是防范隨意支出的有效手段，兩者都是規(guī)避問題的重要環(huán)節(jié)。在經(jīng)辦經(jīng)濟業(yè)務時，財務人員要嚴格審核原始憑證和審批手續(xù)。常見問題及整改建議有：

 

1、原始憑證達不到財務要求。對要素不完整、填寫不清楚、手續(xù)不齊全、分項與總項矛盾等存在疑慮的原始憑證，財務人員應不予受理，并要求經(jīng)辦人員補充、更正，或者重新開具，要素齊全、手續(xù)完備、清晰明了后方能予以辦理。

 

2、原始憑證違反法規(guī)制度。審核發(fā)現(xiàn)存在違反財經(jīng)紀律、財務制度的原始憑證，要及時向領導報告，提出意見和建議，必要時向上級有關(guān)部門反映。

 

3、支出審批手續(xù)缺失。所有報銷憑證都要履行嚴格審批手續(xù)，不同崗位按照權(quán)限審核簽字。原始憑證應由兩名以上經(jīng)辦人員共同簽字確認。建立民主理財與集體決策工作機制，用制度堵塞漏洞，降低支出隨意性。凡屬大額支出項目須經(jīng)集體討論，避免“一言堂”、“一支筆”。

 

三、預算、決算管理流于形式

 

中小學校辦學經(jīng)費主要由國家財政提供，其預算、決算管理要求更加嚴格。加強預算、決算管理是做好財務管理的重要保障，預決算公開也是大勢所趨。這方面存在的問題及整改建議主要有：

 

1、預算編制不完整。學校應將食堂、超市、門面房、書店、游泳館等國有資產(chǎn)、設施設備出租出借收入及對外培訓收入、捐贈收入等非財政性收入全部納入財政預算管理中，不得遺漏。

 

2、預算未經(jīng)集體研究制定。學校預算應由各部門共同提出，由財務部門匯總編制，不能單靠財務部門獨立完成；年度預算還要經(jīng)理財小組審核、學校辦公會議研究后通過，確保預算支出科學、完整，避免遺漏。

 

3、預算支出執(zhí)行不嚴格。所有支出應做到先預算、后開支，無預算、不支出，及時、規(guī)范辦理收支事項，加強預算執(zhí)行管理。

 

4、年度預算超支。將超過預算的支出隱匿在往來款項中，因沒有合法收入來彌補，最終久拖不還形成新的債務。因此，學校應嚴格控制預算支出。

 

5、決算編制馬虎。年度決算隱瞞事實，不能真實、完整反映單位全年的支出情況。

 

四、合同管理存在漏洞

 

中小學校經(jīng)常簽訂各類合同，如國有資產(chǎn)出租合同、政府采購合同等。合同管理不到位極易引發(fā)糾紛，導致重大損失。合同管理中常見問題及整改建議有：

 

1、未建立經(jīng)濟合同授權(quán)批準制度。單位應當建立完善經(jīng)濟合同授權(quán)批準制度，嚴禁未經(jīng)授權(quán)擅自以單位名義對外簽訂經(jīng)濟合同，嚴禁違反規(guī)定簽訂擔保、投資和借貸合同。

 

2、未對合同文本進行嚴格審核。單位應當指定職能部門或聘請外部專家（如律師等）對合同文本進行嚴格審核，重點關(guān)注合同的構(gòu)成要素是否齊全，合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同雙方權(quán)力責任義務是否對等，違約責任、爭議解決條款、索賠仲裁和不可抗力等要素是否缺少等。

 

3、未加強經(jīng)濟合同履行控制管理。對合同履行中簽訂補充合同，或變更、中止或者終止合同等情形應按相關(guān)制度規(guī)定的條件進行審查和控制；單位財務部門應當根據(jù)經(jīng)濟合同條款辦理結(jié)算業(yè)務；應簽訂書面經(jīng)濟合同而未簽訂的，或未按經(jīng)濟合同條款履行的，或驗收未通過的工程、貨物等，財務部門有權(quán)拒絕付款，并及時向單位負責人報告。

 

4、未加強經(jīng)濟合同登記控制管理。單位應當定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同訂立、履行和變更情況，實行合同全過程封閉管理；合同副本應當交存財務部門備案；政府采購文件應當至少保管15年，副本應交所屬主管部門備案等。

 

五、食堂賬務管理不規(guī)范

 

食堂管理是學校財務管理的薄弱環(huán)節(jié)，極易出現(xiàn)違規(guī)行為，是財務審計的重點部位。食堂管理中常見問題及整改建議有：

 

1、自主經(jīng)營食堂賬務未納入單位總賬，坐收坐支，形成賬外賬。按照《中小學校財務制度》第九條規(guī)定，中小學校食堂應當堅持公益性和非營利性原則，在學校財務部門統(tǒng)一管理下，實行單獨核算。定期公開食堂財務收支及物資采購情況，年終并入單位總賬。

 

2、食堂賬不能反映實際收支情況，水、電、燃氣、物料等成本費用支出直接記入學?？傎~。學校食堂實行專賬核算，以自身經(jīng)營服務為記賬依據(jù)，不得將學校的培訓收入、房租收入等非食堂經(jīng)營服務收入記入食堂賬中；不得轉(zhuǎn)移食堂收入，嚴禁挪用食堂資金；加強食堂成本核算，學生伙食費應全部用于學生伙食成本支出，嚴禁直接或變相用于學校招待；嚴禁將食堂的水、電、燃氣、物料等成本費用記入學?？傎~，嚴禁將無關(guān)成本費用記入食堂賬。

 

3、招待費抵頂食堂承包費或水、電、燃氣等費用。嚴格控制食堂對外接待行為，承擔接待的費用記收入，不能直接抵頂承包費或水、電、燃氣等費用。

 

 

六、對外采購不符合規(guī)定

 

按資金性質(zhì)，學校采購可分為政府采購和非政府采購，按標的物可分為貨物、服務和工程三大類采購。學校采購中常見問題及整改建議有：

 

1、應當實施而沒有實施政府采購。各地對納入政府采購的范疇雖各不相同，但都有明確要求，原則上使用財政性資金的采購都要實施政府采購。如果應當實施而沒有實施政府采購，實質(zhì)是逃避主管部門的監(jiān)管，需要引起高度警惕。

 

2、采購方式不合規(guī)。采購方式包含公開招標、競爭性談判、競爭性磋商、詢價、單一來源采購及自行采購等。依規(guī)選取恰當?shù)牟少彿绞?，是能否達到實施政府采購目的的重要環(huán)節(jié)。對單一來源和自行采購兩種方式應嚴格控制。

 

3、采購資金未納入預算。中小學校采購資金都應納入單位預算管理中。對未納入而實施的采購行為應嚴格控制，并予以重點審計。

 

4、未經(jīng)授權(quán)擅自采購，或擅自變更采購方式、采購范圍。所有采購都應先審批后實施，采購人員應在授權(quán)范圍內(nèi)實施采購、簽訂采購合同，不得未經(jīng)授權(quán)采購或擅自變更采購方式、采購范圍。

 

5、驗收程序不完備。按照采購合同規(guī)定，采購完成后要組織專家進行驗收，以保質(zhì)保量；購買服務要進行績效評價，工程建設要實施造價審計。所有采購人員不得承擔驗收任務，所有驗收人員都要在驗收報告上簽字，造價審計要形成審計報告，所有驗收材料要妥善保管。

 

七、工程建設管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)

 

中小學校經(jīng)常實施工程建設，這是審計的重點環(huán)節(jié)。工程建設管理中的薄弱環(huán)節(jié)及整改建議主要有：

 

1、未建立健全項目管理制度和廉政責任制度。單位應當建立健全建設項目管理制度和廉政責任制度，通過簽訂項目管理協(xié)議、廉政責任書等，明確各方在項目決策程序和執(zhí)行過程中的責任、權(quán)利和義務，以及反腐倡廉要求和措施等。

 

2、未嚴格組織工程驗收或缺少項目驗收合格證。建設項目交付使用前應當按照合同要求認真組織驗收，形成工程驗收合格證據(jù)資料，并作為相應付款依據(jù)。

 

3、支付基建工程款未留質(zhì)保金。學校和承包方應當按照住建部、財政部《建設工程質(zhì)量保證金管理辦法》約定工程質(zhì)量保證金預留方式、比例、期限、是否計息等，未留質(zhì)保金將難以保證承包方對工程缺陷的及時維修。

 

4、預留工程尾款未建立明細賬。存在多項工程的單位，預留的工程尾款應當按照應付款對象、工程項目建立明細賬，避免債權(quán)債務關(guān)系不明無法付款。

 

5、未經(jīng)造價審計即支付全款。經(jīng)工程造價部門審計后的定案值作為工程款支付依據(jù)。嚴格控制工程款支付節(jié)奏，未經(jīng)造價審計不能支付全款。務必避免已付工程款超過定案值。

 

6、已交付工程未增加固定資產(chǎn)，賬實不符。已經(jīng)完工并交付使用的工程應及時增加固定資產(chǎn)；對因各種原因未能及時確定工程造價的，也應當按照估算值暫時計入固定資產(chǎn)，明確后再予以更正。

 

八、工會賬管理不規(guī)范，隨意性大

 

2014年7月，全國總工會辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強基層工會經(jīng)費收支管理的通知》，成為中小學校財務管理制度的有效補充。但審計發(fā)現(xiàn)，部分單位借助工會賬隨意支出，工會賬管理不規(guī)范。存在的主要問題及整改建議有：

 

1、未實現(xiàn)獨立核算。學校應按要求建立工會賬戶，或者在總賬中設置獨立科目核算，避免工會經(jīng)費與其他資金混淆。

 

2、工會賬成為“小金庫”。工會經(jīng)費同樣執(zhí)行預算、決算、支出審批制度，不能超標準劃撥工會經(jīng)費，不能超范圍報銷費用，不能把工會賬變成“小金庫”。

 

3、借工會名義亂發(fā)錢物。按照《工會法》及相關(guān)文件的規(guī)定，工會賬主要用來核算職工的福利性收支，有嚴格的管理制度及支出標準，不能借工會名義亂發(fā)錢物。

 

九、附屬單位或經(jīng)營實體違規(guī)支出

 

部分中小學校有附屬單位或者經(jīng)營實體，如校辦工廠等。這些附屬單位的財務與學校財務既有密切聯(lián)系，又相對獨立，易于發(fā)生違規(guī)行為。存在的主要問題及整改建議有：

 

1、開辦附屬單位未經(jīng)審批。學校開辦附屬單位應當符合《中小學財務制度》，經(jīng)上級主管部門同意方可舉辦。

 

2、附屬經(jīng)濟實體支出隨意性強。附屬單位的業(yè)務很多依靠學校的支持，是學校實際的關(guān)聯(lián)方，應加強預算管理，防止支出隨意性。

 

3、學校將不合規(guī)支出轉(zhuǎn)移到附屬經(jīng)濟實體中報銷。禁止學校將無關(guān)費用在附屬經(jīng)濟實體中報銷，避免將附屬經(jīng)濟實體作為單位的“提款機”，這是對學校審計的重點環(huán)節(jié)。

 

4、附屬經(jīng)濟實體入不敷出。學校應加強對附屬單位的管理，嚴禁附屬經(jīng)濟實體入不敷出，防止附屬經(jīng)濟實體成為學校發(fā)展的“包袱”；審計時應查找入不敷出的原因，重點關(guān)注是否因?qū)W校“抽血”導致。

 

十、聘請專家指導支出不合規(guī)

 

學校發(fā)展經(jīng)常借助“外腦”，支付專家指導費，同樣存在支出違規(guī)現(xiàn)象。存在的問題及整改建議主要有：

 

1、未簽訂合同或協(xié)議，未明確具體指導內(nèi)容，無付款依據(jù)。雙方應簽訂聘請合同或協(xié)議，明確指導范圍、應達到的效果、績效評價方法等，做到服務保質(zhì)保量，付費有據(jù)可依。

 

2、使用現(xiàn)金支付。為防范支出漏洞，應通過銀行轉(zhuǎn)賬支付專家指導費，并把轉(zhuǎn)賬單作為原始憑證入賬。

 

3、缺少績效評價。為防止濫竽充數(shù)，對專家服務都要組織績效評價，審核是否符合合同約定。

 

4、未代扣代繳個人所得稅。具有勞務性質(zhì)的專家指導費，應按個人所得稅法代扣代繳個人所得稅。

 

十一、財務檔案管理不合規(guī)

 

財務檔案作為經(jīng)濟行為的重要載體，應當妥善保管，不得任意損毀破壞。常見問題及整改建議主要有：

 

1、歸檔范圍不清晰，保存不完整。學校應當建立健全由財務牽頭，行政、后勤及其他部門參與的檔案管理制度，明確職責，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，保證檔案的真實性、完整性及保密性。

 

2、保管不善，造成檔案丟失、損壞。檔案保管要落實“鐵門”、“鐵窗”、“鐵柜”，做好防火、防潮、防盜，做到歸檔條理，索引清晰，查找方便；電子檔案材料要有備份，與紙質(zhì)檔案材料保持一致。

 

 

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來源：山東省審計廳網(wǎng)站、榕樹碼頭，審計之家編輯整理。版權(quán)歸原作者所有（如有轉(zhuǎn)載，請注明以上信息）。

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