一份專業(yè)的采購專項審計方案

所有審計需要的資料：單位簡介、工作總結(jié)；單位執(zhí)行的制度；財務報表、賬簿及憑證。

其次，采購部內(nèi)部審計需要的資料：采購業(yè)務流程、采購審批流程、簽訂合同權限；采購招標文件；采購合同、協(xié)議及其管理臺賬；供應商管理臺賬；審計期間存貨的盤點資料；

債權債務余額明細及相關說明。

其余的諸如采購（調(diào)料）請求資料、市場詢價資料、貨物檢驗資料等。

采購審計的重點是業(yè)務流程是否合規(guī)、價格是否合理、質(zhì)量是否有保證以及是否存在舞弊。

具體審計程序、內(nèi)容與步驟：

一、 供應商的選擇與合同的簽訂

審計內(nèi)容（風險點）

（一）篩選供應商沒有按公司的要求與制度，沒有經(jīng)過主管領導的審查與審批。

（二）供應商與預選供應商名單單一，沒有及時評選更新。

（三）單獨與供應商的進行談判，談判內(nèi)容沒有記錄。

（四）合同或訂單所列項目、規(guī)格與申請部門所列的項目、規(guī)格不符，包括數(shù)量與價格等。

（五）簽訂合同或訂單的條款與談判內(nèi)容不一致。

（六）申請物資采購沒有核對預算項目及庫存材料，簽核手續(xù)不齊全。

（七）物資采購價格的確定依據(jù)不充分、不合理，與當時的市場價相差較大。

（八）采購合同條款缺乏公平、公正，公司處于被動的地位。

（九）合同簽訂不按權限規(guī)定執(zhí)行，有超過權限簽訂合同的情況。

（十）急需物資、零星物品的采購超出批準自購范圍，采購金額違反《管理人員權限》規(guī)定。

（十一）生產(chǎn)緊急物資（急件）或項目預算外增加的物資（經(jīng)領導口頭同意的）購入使用后，沒有補辦相關手續(xù)。

（十二）物資采購不是直接從生產(chǎn)廠家購買。

對應的審計程序與步驟：

（一）查閱并收集公司關于選擇供應商（采購）的制度及相關的操作流程，抽查所有采購部存檔的供應商名單，確定其是否經(jīng)領導或關委員會批準；再從系統(tǒng)抽查各類物資材料供應商名單各30個，與核對的供應商名單核對，確定名單在批準的范圍內(nèi)。

（二）抽查各類材料、物資、土建、安裝等供應商的名單，比較歷年來的供應商名單的變化，確定其是否供應商名單較少，比較單一，沒有年度評定與考核，沒有及時引進新的供應商，名單沒有及時更新。

（三）從采購部門抽查相關的談判資料50份，查看其是否有談判記錄，是否由采購員單獨與供應商進行談判，談判人員的簽字是否齊全等。

（四）從ERP系統(tǒng)抽查各類合同或訂單各40份，根據(jù)申請部門填寫的《物資采購申請表》詳列的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量，核對合同或請單上的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否相符，如不符，要求提供不符的相關證明與文件。

（五）了解談判的流程及有關的談判記錄，查看50份合同或訂單日及其相關的談判記錄，對比采購合同或訂單的內(nèi)容及條款，確保談判內(nèi)容與合同內(nèi)容一致；主管領導是否適度參與談判等。

（六）重點抽查10個大的采購項目，查閱其預算項目核對相應合同所附的明細項目，確定其是否超出預算項目，如果超出預算項目，則跟蹤檢查操作程序及索取有關的批準文件。并查閱倉庫的核查手續(xù)是否齊全，是否簽署意見等。

（七）抽查30價格較大的采購合同，確定價格及供貨條款是否經(jīng)過審批，查看供應商報價和其他供應商報價的原始資料，核對價格比較審批表，證實價格確定的來源或者經(jīng)采購領導小組批準的相關文件；檢查采購部的市場價格資料來源的廣泛性與準確性。并抽樣做市場信息調(diào)查，與同期同類材料市場價格比較，分析供應商報價的合理性。

（八）抽查采購合同30份，追溯到與供應商就簽訂合同商談的詳細內(nèi)容記錄，了解合同起草的過程，有否對所列條款進行研究、審定，或咨詢公司法律顧問。并根據(jù)《合同法》分析各具體條款的合理、公平、公正性。

（九）根據(jù)公司有關的權限表，抽查每類合同各20份，查閱合同的審批人，是否在授權的范圍內(nèi)，如有超過審批權限，則要追查其原因，并要求提供相應的授權書等。

（十）查閱自購的訂購單與《急需物資申請表》上的物資名稱核對是否一致，有否借急用之名采購急需物資以外的設備，查看審批權限是否按采購流程操作和有關權限標準規(guī)定執(zhí)行。

（十一）抽查《急需物資申請表》有關人員簽批是否符合權限規(guī)定，申購部門領導、采購部領導簽署的意見是否同意“先購買，后補辦手續(xù)”，對應簽批日期和補辦請購、訂單日期判斷補辦手續(xù)的及時性。

（十二）抽查50份通過中間商采購的合同（10000元或以上），詢問不直接向制造商購貨的原因，查詢與制造商直接接洽的證明。如有可能直接向制造商了解購貨價格及已訂合同的價格。

二、 采購訂單（合同）的執(zhí)行方面

審計內(nèi)容（風險點）

（一）采購合同或訂購單重復打印簽批，存在重復購進、付款的風險。

（二）供應商沒有按合同規(guī)定時間發(fā)貨或發(fā)貨物不齊全。

（三）供應商沒有按合同規(guī)定的品牌、生產(chǎn)商或不可外包等條款提供貨物。

（四）合同執(zhí)行進度沒有建立報告制度，沒有報告采購主管。

（五）訂單或合同在執(zhí)行過程中條款的變更缺乏依據(jù)。

（六）合同或訂單的執(zhí)行不及時及貨款的核對。

（七）合同或訂單執(zhí)行（交貨或完工）期限與約定時間不相符。

（八）采購合同或訂單檔案管理不規(guī)范，采購員沒有實行輪崗制度。對應的審計程序與步驟：

1．了解訂購單的錄入、更改、簽批、提交、打印程序，分析每個環(huán)節(jié)可能存在的風險，從系統(tǒng)上抽查每月前50份訂單，合計600份訂單，確定其是否對訂單有重復采購，并向電腦部門提出控制改進的建議。

2．查閱檢查期間每月30份訂單、合同發(fā)貨時間以及發(fā)貨數(shù)量，從系統(tǒng)上核對倉庫收貨入庫時間及入庫數(shù)量，與核定時間比較以判斷發(fā)貨的及時性、準確性。

3．根據(jù)以上②點上所抽查合同，檢查對應的驗收單，核對所購貨物是否為合同中的生產(chǎn)商及品種、品牌，分析了解其不符的原因及過程。

4．檢查采購部門是否建立合同執(zhí)行制度及反饋制度，采購員是否按規(guī)定的時間把合同的執(zhí)行進度報告給采購主管，主管是否簽署相關的管理意見。

5．從系統(tǒng)上抽查所有采購材料補充訂單或補充合同，查看其是否有變更或?qū)a充合同的依據(jù)，依據(jù)是齊全，理由是充分，是否有領導的審批手續(xù)等。查看確認訂單（合同）執(zhí)行過程中出現(xiàn)數(shù)量、價格變更的情況，然后跟蹤查證變更的有關批文或補充合同等有效證據(jù)。

6．從ERP系統(tǒng)采購模塊查閱檢查期間三個月材料訂單，核對每一訂單的執(zhí)行情況以及倉庫明細賬入庫記錄，確保前一訂單執(zhí)行完畢后，才執(zhí)行新訂單，不允許有前訂單已付款未提完貨即終止執(zhí)行，又重新訂立并執(zhí)行新訂單的情況。

7．從質(zhì)檢驗收部門抽取驗收報告或竣工驗收單100份，根據(jù)驗收項目對應的合同規(guī)定的交貨時間，比較驗收報告或竣工驗收單，確定合同簽訂的（驗收）完工時間是否與合同規(guī)定的完工交貨時間一致。

8．抽查檢查期間土建、裝修合同各20份、物資采購合同50份留存檔案，確定是否按公司規(guī)定存檔，存檔資料是否齊全完整。檢查采購部門兩年來員工崗位職責與工作分工，了解其工作范圍是否有變化、員工之間是否實行輪崗制度等。

三、 倉庫驗收入庫與貨款付款

審計內(nèi)容（風險點）

（一）倉庫驗收物資時沒有按公司規(guī)定驗收入庫。

（二）物資材料沒有驗收入庫就直接運到使用部門。

（三）物資材料入庫前沒有經(jīng)過質(zhì)檢部門抽檢。

（四）訂單或合同執(zhí)行完后不及時對賬、結(jié)清貨款。

（五）預付貨款不按合同條款辦理，缺乏有效監(jiān)控。

（六）物資采購業(yè)務與會計記錄信息不統(tǒng)一。

對應的審計程序與步驟：

（一）收集查閱有關驗收制度與流程，了解倉庫的操作規(guī)程；再從倉庫實地觀察其實際驗收工作流程，比較實際操作情況與制度規(guī)定的差異；重點是觀察驗收時的數(shù)量與質(zhì)量的驗收手續(xù)的正確性。

（二）檢查該年每月1-5日所有材料的訂單，統(tǒng)計訂購的數(shù)量，核對倉庫入庫數(shù)量，在訂單規(guī)定的期限執(zhí)行完畢后，訂購數(shù)量大于入庫數(shù)量的，再從“生產(chǎn)報表”查看輔助材料累計使用量，如果使用量大于購入量的，則到使用輔助材料車間進一步調(diào)查了解，查看使用原始記錄，確認輔助材料的購入沒有按流程操作，即驗收入庫。

（三）查看質(zhì)量監(jiān)督部門的物資檢驗記錄，按類別訂單編號順序抽查各100份，查看抽樣檢驗結(jié)果鑒定，判斷是否有漏檢或不檢的現(xiàn)象。

（四）抽查“應付賬款”明細科目余額10萬元以上的50個客戶、100萬元以上20個客戶，核對應訂單（合同）履行時間和完成時間以及貨款的支付情況，確保每份訂單（合同）貨款兩清。

（五）在“應付賬款”“預付帳款”明細賬上查閱有關預付材料貨款的付款憑證編號，查看付款憑證的付款依據(jù)，對應訂單（合同）執(zhí)行情況來判斷付款的正確性，避免以請示批文預付貨款后，補辦訂單又重復預付貨款。

（六）確定會計記錄的依據(jù)與流程。到倉庫抽查材料明細賬，抽查該期（年度）1-11月底各類材料累計購入的數(shù)量與價格，與會計賬記錄的數(shù)據(jù)核對，查明是否是倉庫沒有及時把入庫單、驗收報告單、發(fā)票交給會計入賬還是其他原因所致。