公司采購(gòu)合同的條款構(gòu)成了采購(gòu)合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
（1）商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號(hào)等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國(guó)家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí)，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。
合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國(guó)家或部頒標(biāo)準(zhǔn);無(wú)國(guó)家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對(duì)于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn);對(duì)實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫(xiě)明具體條款;對(duì)商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。
合同中對(duì)商品的價(jià)格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等，以及規(guī)定對(duì)副品、次品的扣價(jià)辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。
（4）交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí)，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運(yùn)，還是自提。
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)行，因此違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對(duì)方遭受的損失。在簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金:
①不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;
②不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;
購(gòu)買(mǎi)者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等，應(yīng)付違約金或賠償金。
合同中應(yīng)規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過(guò)什么手續(xù)來(lái)變更或解除合同等。
此外，采購(gòu)合同應(yīng)視實(shí)際情況，增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定，使簽訂的合同更切實(shí)際，行之有效。
①合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨(dú)立支配財(cái)產(chǎn)，能夠獨(dú)立從事商品流通活動(dòng)或其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。
②合同必須合法。也就是必須遵照國(guó)家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。
③ 簽訂合同必須堅(jiān)持平等互利、充分協(xié)商的原則。
④ 簽訂合同必須堅(jiān)持等價(jià)、有償?shù)脑瓌t。
⑤ 當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
⑥ 采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式。
簽訂程序
簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見(jiàn)，并簽署書(shū)面協(xié)議的過(guò)程。一般有以下五個(gè)步驟:
訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱(chēng)要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對(duì)方答復(fù)的期限等，以供對(duì)方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾，即提議人在答復(fù)期限內(nèi)受自己提議的約束。
接受提議是指提議被對(duì)方接受，雙方對(duì)合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過(guò)雙方簽署書(shū)面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人，就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過(guò)程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過(guò)程。
⑤報(bào)請(qǐng)簽證機(jī)關(guān)簽證，或報(bào)請(qǐng)公證機(jī)關(guān)公證
有的經(jīng)濟(jì)合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門(mén)的批準(zhǔn)或工商行政管理部門(mén)的簽證。對(duì)沒(méi)有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
合同管理
采購(gòu)合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作
（1）加強(qiáng)對(duì)公司采購(gòu)合同簽訂的管理
加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同簽訂的管理，一是要對(duì)簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理，在簽訂合同之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場(chǎng)需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況、庫(kù)存情況和合同對(duì)方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購(gòu)銷(xiāo)任務(wù)收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對(duì)簽訂合同過(guò)程加強(qiáng)管理，在簽訂合同時(shí)，要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴(yán)格審查，使簽訂的合同合理合法。
(2) 建立合同管理機(jī)構(gòu)和管理制度，以保證合同的履行。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報(bào)檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時(shí)，可以加強(qiáng)與合同對(duì)方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實(shí)現(xiàn)。
當(dāng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時(shí)，雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí)，企業(yè)可以向國(guó)家工商行政管理部門(mén)申請(qǐng)調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
(4) 信守合同，樹(shù)立企業(yè)良好形象。
合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽(yù)和形象。因此，加強(qiáng)合同管理，有利于樹(shù)立良好的企業(yè)形象。
如果企業(yè)是一般納稅人，應(yīng)盡可能和一般納稅人合作，當(dāng)然這不是絕對(duì)的，如果銷(xiāo)售價(jià)格差異過(guò)大，小規(guī)模納稅人也無(wú)可厚非。
常見(jiàn)的合同主體分為公司制企業(yè)、合伙企業(yè)、個(gè)人獨(dú)資企業(yè)、個(gè)體工商戶(hù)、自然人，不同主體的涉及的稅種不同，發(fā)票的開(kāi)具也不同。
合同最核心內(nèi)容是對(duì)雙方交易行為的描述和界定，交易行為性質(zhì)決定了供應(yīng)商應(yīng)如何繳納增值稅。實(shí)務(wù)中特別注意的是交易行為是否涉及兼營(yíng)和混合銷(xiāo)售。
二、關(guān)注合同主要標(biāo)的（交易行為）
兼營(yíng)是企業(yè)同時(shí)從事多項(xiàng)經(jīng)營(yíng)行為，而混合銷(xiāo)售是一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)行為同時(shí)涉及產(chǎn)品和服務(wù)，采購(gòu)合同中通常涉及混合銷(xiāo)售較多。如設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)銷(xiāo)售設(shè)備的同時(shí)提供技術(shù)服務(wù)，門(mén)窗生產(chǎn)企業(yè)銷(xiāo)售門(mén)窗的同時(shí)提供安裝，這些都屬于混合銷(xiāo)售。按照國(guó)家稅務(wù)總局的規(guī)定，混合銷(xiāo)售跟隨主業(yè)交稅，對(duì)方企業(yè)如果是生產(chǎn)企業(yè)則應(yīng)該全部繳納17%增值稅。但不同地區(qū)稅務(wù)局對(duì)這個(gè)問(wèn)題有不同意見(jiàn)，典型的如河北山東和湖北國(guó)稅，認(rèn)為如果企業(yè)在協(xié)議中能夠分清銷(xiāo)售和服務(wù)兩部分價(jià)款，且在自身財(cái)務(wù)核算中將兩種業(yè)務(wù)分開(kāi)核算，可分開(kāi)各自按照產(chǎn)品和服務(wù)適用稅率交稅。
具體工作中，如本省有明確規(guī)定，按照本省規(guī)定執(zhí)行，如果沒(méi)有明確規(guī)定，應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局規(guī)定執(zhí)行。尤其是對(duì)于下游取票單位而言，應(yīng)關(guān)注票據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。
三、合同關(guān)于付款、發(fā)貨和發(fā)票的約定
采購(gòu)合同中，銷(xiāo)售模式區(qū)分為款到發(fā)貨型、預(yù)付款型、分期付款型三種類(lèi)型，這些模式會(huì)影響付款、發(fā)貨和發(fā)票之間的關(guān)系，需要特別關(guān)注。
款到發(fā)貨型采購(gòu)?fù)ǔ＜s定款到發(fā)貨，增值稅和所得稅納稅義務(wù)判斷關(guān)鍵在于實(shí)際收款時(shí)間和合同要求的付款時(shí)間之間的比較，通常按照孰早原則處理。
很多采購(gòu)需要提前支付預(yù)付款，供應(yīng)商收到預(yù)付款不需要交納增值稅和所得稅，因此購(gòu)買(mǎi)方只能以收據(jù)入賬，等待供應(yīng)商發(fā)貨時(shí)確認(rèn)收入交稅方能取得發(fā)票。
分期付款通常約定款項(xiàng)的分期延后支付，增值稅和所得稅都要求按照合同約定確認(rèn)納稅義務(wù)，無(wú)論到時(shí)候是否實(shí)際收到款項(xiàng)，均應(yīng)以合同時(shí)間為準(zhǔn)。至于實(shí)務(wù)中款項(xiàng)未到，供應(yīng)商是否提前開(kāi)具全部發(fā)票，取決于雙方在合同中的約定，并無(wú)固定常規(guī)。
違約條款是為了防止雙方在合同交易的關(guān)鍵要點(diǎn)中出現(xiàn)問(wèn)題而特別列出的防范性條款，采購(gòu)合同的防范性條款通常包括以下三部分：
1、貨物質(zhì)量、數(shù)量和發(fā)貨時(shí)間的違約條款；
2、付款時(shí)間和數(shù)量的違約條款；
財(cái)務(wù)人員應(yīng)對(duì)于違約條款特別予以關(guān)注，因?yàn)楹贤暮罄m(xù)管理和實(shí)施都需要財(cái)務(wù)的監(jiān)控，稍有不慎可能陷于被動(dòng)。
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